Типы абонементов: пробные, разовые, постоянные, динамические

Абонемент в CRM Отмечалка - это общий термин, означающий продажу ваших услуг (занятий, сеансов, семинаров, мастер-классов, консультаций и т.д). Абонемент позволяет производить продажу вышеупомянутых услуг согласно четким правилам, соответствующим регламенту вашей организации.

Продажа абонемента автоматически фиксируется системой, как приход средств, и не требует дополнительного внесения операции в финансовый отчет. Абонементы можно продавать как в долг, так и используя средства с депозита посетителя.

Перед тем, как продавать абонементы вашим посетителям, нужно настроить в системе правила их работы (срок действия, кол-во занятий, стоимость, правила заморозки и т.д.). Настройка абонементов производится на странице Типы абонементов (пункт меню Настройка - Абонементы).

Доступ к странице Абонементы

Доступ к добавлению, редактированию, архивации, удалению типа абонемента имеют сотрудники с ролями:

• Управляющий,
• Администратор организации.

Доступ к добавлению, редактированию, архивации в рамках филиала имеют сотрудники с ролями:

• Администратор филиала.

Доступ только к просмотру и поиску в рамках филиала имеют сотрудники с ролями:

• Менеджер филиала.

Сотрудники с ролями Главный бухгалтер, Бухгалтер, Преподаватель доступ к разделу меню Абонементы не имеют.

Подробнее о ролях доступа в системе.

Добавление типа абонемента

При создании типа абонемента необходимо заполнить обязательные поля, отмеченные оранжевым маркером.

Поля Название и Короткое название в дальнейшем будут использоваться для быстрого поиска абонемента в списке. Данные поля должны быть интуитивно понятными и не должны повторяться в нескольких абонементах, во избежание путаницы.

Поле Короткое название используется в таблицах, с большим количеством информации для оптимизации места на страницах.

Поле Вид абонемента влияет выбор правила расчета стоимости абонемента при продаже: постоянный либо динамический.

Постоянный абонемент - стоимость абонемента и кол-во посещений по нему устанавливаются во время настройки типа абонемента и являются неизменными при продаже абонемента.

Динамический абонемент - при настройке типа абонемента устанавливается стоимость одного посещения. Полная стоимость абонемента рассчитывается при продаже абонемента посетителю в зависимости от количества посещений, которое указывается также при продаже. Таким образом, через динамический абонемент, вы можете продать любое кол-во занятий посетителю, если стоимость одного занятия строго определена.

Опция Разовый доступна только для Постоянных абонементов. Данная опция актуальна для абонементов, по которым клиент может посетить одно занятие в одну из выбранных групп, и предназначена для формирования отчетности по разовым абонементам.

Пакет услуг - подробнее об этой опции вы можете узнать в статье Пакет услуг

Пробный абонемент позволяет клиенту единоразово посетить любое занятие на выбор.

Для создания пробного абонемента выберите Постоянный абонемент, установите опцию Разовый, а также укажите стоимость абонемента (установите "0", если абонемент бесплатный). Как и в случае с разовым абонементом, срок его действия составит 1 день, количество посещений - 1 занятие. Действие абонемента начинается с момента его продажи. Если клиент посещает пробное занятие не в день покупки абонемента, активируйте опцию Дата начала действия абонемента при первом посещении.

В системе можно настроить способ использования абонемента: абонемент (по умолчанию), клубная карта либо индивидуальные занятия.

По умолчанию, поле Способ использования отсутствует.

Для активации данного поля в меню Настройка - Тонкие настройки системы - Изменить настройки - Общие настройки выберите опцию Организация работает по принципу клубных карт.

Клубная карта - данная опция подразумевает работу Вашей организации по принципу клубной карты. Наличие абонемента Клубная карта дает право клиенту посещать занятия по другим купленным  абонементам, у которых активирована опция Требуется наличие клубной карты. По истечению абонемента Клубная карта блокируется возможность отмечать посещения клиента по другим абонементами.

Индивидуальные занятия - опция актуальна для типов абонементов по которым  можно посещать только индивидуальные занятия. При выборе данной опции, в поле Филиалы и группы, в которых можно посещать занятия отображаются только группы с активной опцией Индивидуальное занятие (подробнее читайте в статье Группы)

Опция Автоматическое бронирование занятий предназначена для упрощения и ускорения процесса бронирования посетителей на занятия. При продаже абонемента с данной опцией, система автоматически предложит забронировать место на ближайшие занятия по группам, которые посетитель может посещать с данным абонементом. Если посетитель пропустил забронированное занятие, ночью программа автоматически перенесет бронь на ближайшее занятие, доступное для бронирования по данному типу абонемента.

Опция При пропуске забронированного занятия проводить автоматическое перебронирование только в пропущенную группу доступна только при активной опции Автоматическое бронирование занятий и предназначена для автоматического перебронирования пропущенного занятия именно в ту группу, по которой посетитель пропустил занятие. Для переноса брони, программа выберет занятия (из расписания) только по пропущенной группе (по умолчанию, для автоматического перебронирования выбираются занятия по всем группам абонемента).

Далее, необходимо выбрать филиалы и группы, которые разрешено посещать по данному типу абонемента. При продаже абонемента посетителю, есть возможность выбрать конкретные филиалы и группы из этого списка, которые собирается посещать клиент, покупающий абонемент.

Таким образом, по одному типу абонемента можно разрешить посещение разных групп в случае, если по ним совпадает стоимость занятий.

Например: Абонемент 8 занятий, стоимость 1000 грн.

А уже при продаже этого абонемента клиенту, менеджер будет выбирать, какие именно группы будет посещать данный клиент, по купленному абонементу.

Автоматическое добавление в группы - если активировать данную опцию, то при продаже абонемента, посетитель будет добавлен во все списки групп, посещение которых разрешено по данному типу абонемента, без возможности выбирать конкретные группы из списка.

Опция Дата начала действия абонемента при первом посещении актуальна для случаев продажи абонемента наперед, когда при продаже не известна дата начала абонемента. При продаже абонемента с данной опцией, дата начала устанавливается автоматически при отмечании первого посещения по абонементу, а дата окончания рассчитывается исходя из срока действия абонемента (если он установлен).

Далее, вы имеете возможность установить срок действия, максимальное количество посещений, ограничения по дням недели и времени (в какие дни и время можно посещать занятия по данному типу абонемента) используя соответствующие опции.

При необходимости установить ограничения заморозки абонемента активируйте опцию Ограничения заморозки и выберите необходимые параметры заморозки абонемента.

Данные ограничения будут вступать в силу при попытке добавить заморозку через страницу детальной информации по абонементу.

Архивирование типа абонемента

Чтобы скрыть неактуальные, на данный момент, типы абонементов, их можно переместить в архив.

Для того, чтобы отправить тип абонемента в архив, в разделе меню Настройка - Абонементы в колонке Действия нажмите на иконку В архив .

После того, как тип абонемента становится архивным, его невозможно продать посетителям.

Для того, чтобы извлечь тип абонемента из архива, необходимо:

• перейти на в раздел меню Настройка - Абонементы,
• установить маркер в поле Все архивные,
• нажать на иконку Из архива  в строке типа абонемента, который необходимо извлечь.

Архивные типы абонементов не отображаются в списках выбора абонементов при работе в системе, но остаются доступными в Отчетах.

Удаление типа абонемента

Мы не рекомендуем удалять тип абонемента, если абонементы данного типа были проданы посетителями и по ним были отмечены посещения.

При удалении типов абонементов, они удаляются из списков выбора абонементов в системе, в том числе в отчетах, что делает невозможным фильтрацию статистических данных по этим типам абонементов.

Удаление типа абонемента невозможно, если у какого-либо клиента есть активный абонемент данного типа.

Для успешного удаления типа абонемента, необходимо у всех клиентов, которые имеют активные абонементы данного типа, сделать их неактивным (завершить по сроку действия/отметить оставшиеся занятия) или удалить. В противном случае, тип абонемента удалить невозможно.
После удаления типа абонемента, вся история его продаж, отмеченные по нему посещения - из системы не удаляются.

Теги: добавить тип абонемента, удалить тип абонемента, редактировать тип абонемента, отправить в архив тип абонемента, архивировать тип абонемента