Поняття групи в системі ідентичне поняттю групи в процесі навчання.

Групи використовуються для об’єднання людей, які навчаються або тренуються одночасно в одному місці під керівництвом одного чи кількох викладачів або тренерів.

Приклади груп і принципів формування груп:

• за віком: Діти від 2-х до 5-ти, Діти від 6-ти до 12-ти;
• за часом занять: Йога ранок, Йога вечір;
• за рівнем: Англійська початковий рівень, Англійська середній рівень, Англійська просунутий рівень;
• за викладачем: Фітнес Олексій, Стрейчинг Марія, Боді-фіт Михайло тощо.

Група є одним із базових понять у системі, яке використовується для групування та пошуку відвідувачів, складання розкладу занять, налаштування абонементів, формування звітів тощо.

Перш ніж переходити до створення груп у системі, необхідно налаштувати Філії та Напрямки, оскільки групи залежать від цих сутностей.

Для роботи з групами перейдіть у меню Налаштування - Групи.

Доступ до сторінки Групи

Доступ до додавання, редагування та архівації груп організації мають співробітники з ролями:

• Керівник,
• Адміністратор організації,
• Адміністратор філії (усі дії обмежені філією).

Доступ до перегляду мають усі співробітники, окрім співробітників з роллю Викладач.

Додавання групи

Важлива особливість, яку необхідно враховувати при налаштуванні груп: у системі групи використовуються як для роботи з груповими заняттями, так і для роботи з індивідуальними.

Група, у термінах групових занять, об’єднує людей, які займаються одночасно в одному приміщенні (зал, кімната, аудиторія).

Група, у термінах індивідуальних занять, об’єднує людей, які займаються з одним викладачем(ями) індивідуально. Для таких груп у назві групи рекомендується вказати ПІБ викладача.

Перед створенням груп у системі продумайте, за яким критерієм ви ділите людей на групи у своїй організації, і за цим же критерієм розділіть людей на групи у системі.

Наприклад:

Групи за віком: Англійська для дітей 3-4 роки, Англійська для дітей 5-6 років тощо.

Групи за часом: Хореографія день, Хореографія вечір тощо.

Групи за рівнем: Йога початкові, Йога просунуті.

Групи для індивідуальних занять: Фортепіано Петренко І.М., Вокал Іваненко П.С.

Для додавання групи необхідно:

1. Вибрати філію, у якій проходитимуть заняття групи. Філія вибирається один раз при створенні групи та недоступна для редагуванняпід час редагування групи.
2. Вказати назву та коротку назву групи.
3. Вибрати напрямок групи.
4. Активувати опцію Індивідуальне заняття для створення групи викладача, який веде індивідуальні заняття. У список цієї групи потраплять усі відвідувачі, які ходять на індивідуальні заняття до цього викладача. У такому випадку рекомендується в назві групи вказати ім’я та прізвище викладача, який веде індивідуальні заняття. Ця опція встановлюється один раз при створенні групи, змінити її під час редагування групи неможливо. Якщо ви створюєте групу для групових занять, цю опцію встановлювати не потрібно.
5. Вказати викладачів, які можуть проводити заняття у цій групі.
   
   
   
   
6. Вибрати типи абонементів, за якими можна відвідувати заняття у цій групі. Якщо у вас типи абонементів ще не створені, цей крок пропустіть.

Вільне відвідування

Функція вільного відвідування дозволяє скористатися швидкою відміткою для груп, у яких не використовується розклад занять.

Така функція підходить для тренажерної зали або басейну, які працюють за визначеним графіком. У таких випадках, зазвичай, немає розкладу занять, а відвідувачі приходять у зручний для них час.

 Щоб створити групу з функцією Вільного відвідування необхідно:

1. Відкрити меню Налаштування і перейти в Групи/Індиви;
2. Вибрати Додавання групи/індива і поставити позначку біля Вільне відвідування.
   
   

Важливо! Дата відмітки ставиться на той день, коли була використана функція швидкої відмітки незалежно від дати заняття.

Архівні групи

Щоб приховати неактуальні на даний момент групи, їх можна перемістити в архів.

Для того, щоб відправити групу в архів, у розділі меню Групи у колонці Дії натисніть на іконку В архів .

Після того, як група стає архівною:

• до неї неможливо записати відвідувача,
• при створенні типу абонемента архівна група буде виділена сірим кольором,
• за нею неможливо відфільтрувати список відвідувачів.

Важливо! При відправленні групи в архів вона буде автоматично відв’язана від усіх типів абонементів, за якими можна відвідувати цю групу.

Архівні групи відображаються у Журналі і в Розкладі ГРУПА В АРХІВІ. 

  

Архівні групи не відображаються у списках груп під час роботи в системі, але залишаються доступними у Звітах.

Для того, щоб витягти групу з архіву, необхідно:

• перейти в розділ меню Налаштування - Групи,
• установити маркер у полі Усі архівні групи,
• натиснути на іконку З архіву  у рядку групи, яку потрібно витягти з архіву.

Видалення групи

Для видалення групи необхідно відв’язати всі типи абонементів, які прив’язані до цієї групи.

Ми не рекомендуємо видаляти групи, за якими були відмічені відвідування.

Важливо! Видалені групи повністю видаляються із системи: зі списків груп і зі звітів, що впливає на статистику. Також разом із групами автоматично видаляються відвідування, відмічені в цих групах.

Теги:створення групи, створення груп, редагування групи, видалення групи, список груп, видалення групи, змінити групу 

Напрямки в системі - це види діяльності організації. Іншими словами, це напрями, за якими організація надає послуги (заняття, тренінги, майстер-класи) з навчання або спорту.

Приклади напрямків:

• для дитячого центру: Ліплення, Логопед, Розвиваючі ігри, Дрібна моторика, Підготовка до школи,
• для мовної школи: Англійська мова, Французька мова, Іспанська мова та ін.
• для танцювальної студії: Класичні танці, Бальні танці, Хіп-хоп, Модерн, Латино-американські танці тощо.
• для спорт-клубу: Фітнес, Стрейчинг, Йога, Пілатес, Боді-фіт тощо..

У системі напрямки використовуються для фільтрації відвідувачів, занять, викладачів, налаштування розкладу, побудови звітів.

Більш гнучкий поділ людей за групами здійснюється за допомогою сутності Групи. Групи ви зможете створити після налаштування напрямів, тому що кожна група належить до якого-небудь Напрямку.

Для роботи з напрямками перейдіть у меню Налаштування - Напрямки.

Доступ до сторінки Напрямки

Доступ до додавання і редагування напрямів організації мають співробітники з ролями:

• Керівник;
• Адміністратор організації.

Доступ до перегляду мають співробітники з усіма ролями, крім ролі Викладач.

Додавання напрямку

Перед початком налаштування системи, визначте основні напрямки діяльності вашої організації.

Наприклад:

Для школи іноземних мов зручно створити напрямки за мовним критерієм: Англійська мова; Іспанська мова; Французька мова тощо.

Для школи танців: Хореографія; Класика; Танці для дітей і т.д.

 Поле Батьківський напрямок визначає верхній рівень структури обраного напряму. Доступний рівень вкладеності напрямків: А-а.

Видалення напрямку

Для видалення напрямку необхідно заздалегідь відв'язати всі групи, які відносяться до цього напрямку, тобто вибрати всі групи за напрямом, який Ви хочете видалити (меню Налаштування - Групи) і прив'язати їх до іншого напряму або видалити зовсім.

Важливо! При видаленні напряму вся інформація за даним напрямом і пов'язаними з ним сутностями буде видалена із системи, в тому числі і зі звітів.

Абонемент в CRM Відмічалка - це загальний термін, що означає продаж ваших послуг (занять, сеансів, семінарів, майстер-класів, консультацій тощо). Абонемент дає змогу здійснювати продаж вищезазначених послуг згідно з чіткими правилами, що відповідають регламенту вашої організації.

Продаж абонемента автоматично фіксується системою, як надходження коштів, і не потребує додаткового внесення операції до фінансового звіту. Абонементи можна продавати як у борг, так і використовуючи кошти з депозиту відвідувача.

Перед тим, як продавати абонементи вашим відвідувачам, потрібно налаштувати в системі правила їхньої роботи (термін дії, кількість занять, вартість, правила заморожування тощо). Налаштування абонементів проводиться на сторінці Типи абонементів (пункт меню Налаштування - Абонементи).

Доступ до сторінки Абонементи

Доступ до додавання, редагування, архівації, видалення типу абонемента мають співробітники з ролями:

• Керівник,
• Адміністратор організації.

Доступ до додавання, редагування, архівації в рамках філії мають співробітники з ролями:

• Адмінстратор філії.

Доступ тільки до перегляду і пошуку в рамках філії мають співробітники з ролями:

• Менеджер філії.

Співробітники з ролями Головний бухгалтер, Бухгалтер, Викладач доступ до розділу меню Абонементи не мають.

Детальніше про ролі доступу в системі.

Додавання типу абонементу

Під час створення типу абонемента необхідно заповнити обов'язкові поля, позначені помаранчевим маркером.

Поля Назва та Коротка назва надалі використовуватимуться для швидкого пошуку абонемента в списку. Ці поля мають бути інтуїтивно зрозумілими і не повинні повторюватися в декількох абонементах, щоб уникнути плутанини.

Поле Коротка назва використовується в таблицях, з великою кількістю інформації для оптимізації місця на сторінках.

Поле Вид абонемента впливає на вибір правила розрахунку вартості абонемента під час продажу: постійний або динамічний.

Постійний абонемент - вартість абонемента і кількість відвідувань за ним встановлюються під час налаштування типу абонемента і є незмінними під час продажу абонемента.

Динамічний абонемент - під час налаштування типу абонемента встановлюється вартість одного відвідування. Повна вартість абонемента розраховується під час продажу абонемента відвідувачеві залежно від кількості відвідувань, яка вказується також під час продажу. Таким чином, через динамічний абонемент, ви можете продати будь-яку кількість занять відвідувачу, якщо вартість одного заняття строго визначена.

Опція Разовийдоступна тільки для Постійних абонементів. Ця опція актуальна для абонементів, за якими клієнт може відвідати одне заняття в одну з обраних груп, і призначена для формування звітності за разовими абонементами.

Пакет послуг - докладніше про цю опцію ви можете дізнатися в статтіПакет послуг

Пробний абонемент дає змогу клієнту одноразово відвідати будь-яке заняття на вибір.

Для створення пробного абонемента виберіть Постійний абонемент, встановіть опцію Разовий, а також вкажіть вартість абонемента (встановіть «0», якщо абонемент безкоштовний). Як і у випадку з разовим абонементом, термін його дії становитиме 1 день, кількість відвідувань - 1 заняття. Дія абонемента починається з моменту його продажу. Якщо клієнт відвідує пробне заняття не в день купівлі абонемента, активуйте опцію Дата початку дії з першим відвідуванням.

У системі можна налаштувати спосіб використання абонемента: абонемент (за замовчуванням), клубна картка або індивідуальні заняття.

За замовчуванням, поле Спосіб використання відсутнє.

Для активації цього поля в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Загальні налаштування виберіть опцію Організація працює за принципом клубних карток.

Клубна картка - ця опція передбачає роботу вашої організації за принципом клубної картки. Наявність абонемента Клубна картка дає право клієнту відвідувати заняття за іншими купленими абонементами, у яких активована опція Потрібна наявність клубної картки. По закінченню абонемента Клубна карта блокується можливість відзначати відвідування клієнта за іншими абонементами

.

Індивідуальні заняття - опція актуальна для типів абонементів за якими можна відвідувати тільки індивідуальні заняття. При виборі цієї опції, у полі Філії та групи, в яких можна відвідувати заняття, відображаються тільки групи з активною опцією Індивідуальне заняття (докладніше читайте в статті Групи)

Опція Автоматичне бронювання занять призначена для спрощення та прискорення процесу бронювання відвідувачів на заняття. Під час продажу абонемента з цією опцією, система автоматично запропонує забронювати місце на найближчі заняття за групами, які відвідувач може відвідувати з цим абонементом. Якщо відвідувач пропустив заброньоване заняття, вночі програма автоматично перенесе бронь на найближче заняття, доступне для бронювання за даним типом абонемента.

Опція При пропуску заброньованого заняття проводити автоматичне перебронювання тільки в пропущену групу доступна тільки за активної опції Автоматичне бронювання занять і призначена для автоматичного перебронювання пропущеного заняття саме в ту групу, за якою відвідувач пропустив заняття. Для перенесення броні, програма вибере заняття (з розкладу) тільки за пропущеною групою (за замовчуванням, для автоматичного перебронювання обираються заняття за всіма групами абонемента).

Далі, необхідно вибрати філії та групи, які дозволено відвідувати за даним типом абонемента. Під час продажу абонемента відвідувачеві є можливість вибрати конкретні філії та групи з цього списку, які збирається відвідувати клієнт, що купує абонемент.

Таким чином, за одним типом абонемента можна дозволити відвідування різних груп у разі, якщо за ними збігається вартість занять.

Наприклад: Абонемент 8 занять, вартість 1000 грн.

А вже під час продажу цього абонемента клієнту менеджер обиратиме, які саме групи відвідуватиме цей клієнт за купленим абонементом.

Автоматичне додавання в групи - якщо активувати цю опцію, то під час продажу абонемента, відвідувача буде додано в усі списки груп, відвідування яких дозволено за цим типом абонемента, без можливості вибирати конкретні групи зі списку.

Опція Дата початку дії абонемента при першому відвідуванні актуальна для випадків продажу абонемента наперед, коли під час продажу не відома дата початку абонемента. Під час продажу абонемента з цією опцією дата початку встановлюється автоматично під час відмічання першого відвідування за абонементом, а дата закінчення розраховується виходячи з терміну дії абонемента (якщо він встановлений).

Далі, ви маєте змогу встановити термін дії, максимальну кількість відвідувань, обмеження за днями тижня та часом (у які дні та час можна відвідувати заняття за даним типом абонемента) використовуючи відповідні опції.

За необхідності встановити обмеження заморозки абонемента активуйте опцію Обмеження заморозки та виберіть необхідні параметри заморозки абонемента.

Ці обмеження набуватимуть чинності під час спроби додати заморозку через сторінку детальної інформації за абонементом.

Архівування типу абонемента

Щоб приховати неактуальні, на даний момент, типи абонементів, їх можна перемістити в архів.

Для того, щоб відправити тип абонемента в архів, у розділі меню Налаштування - Абонементи в колонці Дії натисніть на іконку В архів .

Після того, як тип абонемента стає архівним, його неможливо продати відвідувачам.

Для того, щоб витягти тип абонемента з архіву, необхідно:

• перейти в меню Налаштування - Абонементи,
• встановити галочку в фільтрі Всі архівні.
• натиснути на іконку З архіву  в рядку типу абонементу який потрібно вилучити з архіву.

Архівні типи абонементів не відображаються у списках вибору абонементів під час роботи в системі, але залишаються доступними у Звітах.

Видалення типу абонемента

Ми не рекомендуємо видаляти тип абонемента, якщо абонементи цього типу були продані відвідувачами і за ними були відзначені відвідування.

При видаленні типів абонементів, вони видаляються зі списків вибору абонементів у системі, зокрема у звітах, що унеможливлює фільтрацію статистичних даних за цими типами абонементів.

Видалення типу абонемента неможливе, якщо в будь-якого клієнта є активний абонемент цього типу.

Для успішного видалення типу абонемента, необхідно у всіх клієнтів, які мають активні абонементи цього типу, зробити їх неактивними (завершити за терміном дії/відзначити заняття, що залишилися) або видалити. В іншому випадку, тип абонемента видалити неможливо.
Після видалення типу абонемента, вся історія його продажів, відмічені за ним відвідування - із системи не видаляються.

Теги: додати тип абонемента, видалити тип абонемента, редагувати тип абонемента, відправити в архів тип абонемента, архівувати тип абонемента

Філія — це одне з базових понять у системі, що означає локацію Вашої організації або конкретну філію організації. Якщо у Вашій організації немає філій, вважається, що головний офіс є головною та єдиною філією.

Філія є першою сутністю, яку необхідно створити для коректного налаштування процесів у системі.

Для роботи з філіями перейдіть до меню Налаштування - Філії.

Доступ до сторінки "Філії"

Доступ до додавання та редагування філій мають співробітники з ролями:

• Керівник
• Адміністратор організації

Доступ до перегляду мають співробітники з усіма ролями, окрім ролі Викладач.

Додавання філії

Щоб почати роботу із системою, додайте хоча б одну філію організації.
Під час створення філії автоматично створюється так звана каса філії — готівковий рахунок, на який надходитимуть кошти при продажу послуг та товарів у цій філії. Докладніше про рахунки читайте в розділі Рахунки організації.

Під час додавання філії часовий пояс вибирається автоматично відповідно до налаштувань Вашої операційної системи і в подальшому може бути змінений.

Увага! Вибір часового поясу впливає на коректність даних у системі, таких як фінансові звіти, нарахування зарплат, відмітка відвідувань тощо.

Час роботи філії

Під час додавання/редагування філії є можливість встановити час роботи філії.

Це налаштування дозволяє автоматично здійснювати облік робочого часу співробітників та контроль за касою філії при передачі зміни іншому співробітнику.

За замовчуванням поля Час роботи філії та Час автоматичного закриття зміни недоступні для редагування. Щоб активувати ці поля, потрібно перейти в меню Налаштування - Тонкі налаштування системи - Змінити налаштування - Налаштування зарплат і вибрати опцію в полі Облік робочого часу співробітників.

Після увімкнення цієї опції, користувачу з рольовим доступом по філії під час входу в систему буде запропоновано відкрити свою зміну і вказати суму готівки, яка знаходиться в касі філії (мається на увазі реальна каса, сума в якій повинна збігатися з касою у системі). Таким чином, у випадку нестачі або надлишку готівки ця інформація буде відображена у фінансовому звіті.

Крім того, у звіті по змінах співробітників буде фіксуватися час відкриття та закриття зміни (тільки для співробітників із доступом по філії: менеджери, адміністратори філії, бухгалтери філії).

Відкриття зміни можливе за 30 хвилин до початку роботи філії та протягом його робочого часу.

Закриття — у будь-який час, але не пізніше встановленого часу автоматичного закриття зміни. Якщо співробітник не закрив зміну самостійно, вона закривається автоматично у встановлений час. Інформація про спосіб закриття зміни буде доступна Керівнику.

Доступ до системи в інший час для співробітників з рольовим доступом по філії буде закритий.

Головна філія

За замовчуванням перша додана Вами філія стає головною. Якщо у Вас більше однієї філії, Ви можете зробити головною будь-яку з них, встановивши позначку в колонці Головна філія навпроти потрібної філії (сторінка Філії).

Оскільки користувачі з ролями по організації (Керівник, Головний бухгалтер, Адміністратор організації) мають доступ до всіх філій, вони можуть змінювати філії у процесі роботи для розподілу фінансових потоків по потрібних касах (список вибору Поточна філія у верхній панелі сайту). Усі кошти по фінансових операціях надходитимуть у касу вибраної філії.

Під час входу користувача з роллю по організації у систему у верхній панелі сайту автоматично буде вибрано головну філію. Таким чином, усі фінансові операції, внесені в систему цим користувачем, за замовчуванням, проходитимуть по рахунку головної філії.

Рахунки, прив'язані до філії

Для проведення фінансових операцій каса філії (готівковий рахунок) буде створена автоматично під час додавання філії.
Прив’язка безготівкового рахунку до філії виконується при додаванні/редагуванні філії через поле Безготівковий рахунок або через сторінку Рахунки (меню Бухгалтерія - Рахунки).
Щоб прив’язати безготівковий рахунок до філії, його потрібно спочатку створити (меню Бухгалтерія - Рахунки).

Увага! До однієї філії можна прив’язати один готівковий та один безготівковий рахунок. Готівковий рахунок створюється автоматично при створенні філії.

Групи, співробітники по філії

У колонці Структура міститься детальна інформація про співробітників і групи, прив’язані до цієї філії. Щоб перейти у відповідний розділ, натисніть на іконку Співробітники / Групи.

Видалення філії

Щоб видалити філію, потрібно:

1. Самостійно видалити всі зв’язки філії з іншими сутностями у системі:

• прив’язку співробітників до філії (викладачів, адміністраторів і менеджерів)
• зміни співробітників у філії
• прив’язку груп до філії
• прив’язку абонементів до філії
• прив’язку залів до філії
• прив’язку шаблонів розкладу до філії
• прив’язку типів оплат до філії
• переміщення товарів

2. Видалити всі фінансові операції по рахунку філії.

3. Звернутися в технічну підтримку сервісу за адресою Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript. з електронної адреси Керівника. У зверненні потрібно вказати субдомен організації та назву філії, яку необхідно видалити.

Видалити філію самостійно НЕМОЖЛИВО.

Теги: головна філія, додати філію, філії організації, видалити філію.