Шаблони завдань
В модулі CRM присутній розділ Довідник Шаблони завдань. Даний розділ призначений для створення шаблонів завдань, які можна ставити на виконання певним співробітникам.
Наприклад: завдання Запропонувати абонемент, Скласти звіт про прибуток, Особистий дзвінок щодо продовження абонемента і т.д. відповідно, такі завдання можна брати в роботу, закривати з певними результатами, проводити аналітику, але про це ви дізнаєтесь у наступних розділах.
Шаблони завдань - це шаблони, які допомагають спростити створення однотипних часто повторюваних завдань і категоризувати завдання у звітах.
У цьому підменю створюються завдання співробітникам по відвідувачах, а також внутрішні завдання, наприклад, замовити воду, купити цукор, скласти звіт і т.д.
Додавання шаблону завдання
Для створення завдання клацніть по кнопці Додати шаблон завдання, у правому верхньому кутку:
В основному блоці вам пропонується вказати назву завдання, тип завдання та опис завдання.
Що таке типи завдань?
Тип завдання визначає ті поля, які необхідно заповнити при створенні шаблону завдання. Залежно від мети завдання, що створюється, вказується певний тип, якому воно відповідає.
Всього представлено 4 типи завдань:
- Особистий дзвінок клієнту;
- Обдзвін клієнтів;
- Інше завдання по клієнту;
- Внутрішнє завдання.
Розглянемо детальніше кожен тип.
Тип Особистий дзвінок клієнту.
Завдання даного типу характеризує вихідний або ж вхідний дзвінок по клієнту. Таке завдання можна використовувати у випадку необхідності здійснення дзвінка певному клієнту, а також для фіксації вхідних дзвінків. Крім цього, ви маєте можливість вказати виконавця завдання та багато інших додаткових налаштувань.
Тип Обдзвін клієнтів.
Завдання цього типу призначене для здійснення масових обдзвонів клієнтів. При створенні такого завдання, вам необхідно вибрати відвідувачів для обдзвону, в результаті чого створюється батьківське завдання Обдзвін, з вкладеними підзавданнями типу Особистий дзвінок клієнту на кожного відвідувача.
Тип Інше завдання по клієнту.
Завдання даного типу передбачає будь-яку іншу взаємодію з клієнтом, окрім дзвінка. Наприклад, здійснити продаж абонемента в системі, відмітити відвідування, заморозити абонемент і т.д. Відповідно, при постановці такого завдання, вам необхідно буде вказати конкретного відвідувача, до якого завдання відноситься.
Тип Внутрішнє завдання.
На відміну від попередніх типів, даний тип використовується для постановки завдань, що відносяться безпосередньо до внутрішньої діяльності організації. Мається на увазі, виконання певних внутрішніх дій: Здійснити закупівлю товару, Скласти звіт і т.д, в залежності від внутрішніх процесів Вашої організації. Такий тип завдання виключає взаємодію з клієнтом. При постановці такого завдання, аналогічно попереднім описаним типам, ви маєте можливість вибрати виконавця серед співробітників.
Опис - короткий опис шаблону завдання.
Наступний блок у створенні шаблону завдання - Налаштування за замовчуванням.
Він відповідає за характеристики завдання, що створюється:
- Пріоритет.
Задає порядок виконання завдання відносно інших завдань. Наприклад, вказуючи пріоритет Високий, дане завдання буде в пріоритеті до виконання відносно завдань, з нижчим пріоритетом. - Терміновість.
Завдання з встановленою опцією Термінове завдання, буде відображатися на початку списку завдань і мати відповідну позначку 
- Перевірка виконання завдання.
Встановлення даної опції забороняє співробітнику, який виконує завдання, його закрити, але переводить завдання в статус Виконано, після чого повертає його на перевірку автору для подальшого закриття.
В блоці Додаткові налаштування вказуються параметри, що впливають на безпосереднє виконання завдання:
- Призначити дату, час початку виконання.
Встановіть позначку, якщо вам необхідно вказувати час і дату виконання поставленого завдання.
- Встановити нагадування до початку виконання.
Встановлення даної опції дозволяє налаштувати час появи нагадування про поставлене завдання. Або ж не вказувати час, але встановити вкладену опцію Давати можливість змінити при створенні нового завдання, що дозволить встановити дату і час появи власноруч.
В зазначені день і час, з'явиться нагадування у вигляді спливаючого віконця в правому нижньому кутку екрану.
- Призначити дату, час завершення завдання.
При створенні завдання буде можливість встановити терміни виконання завдання для його виконавця. Останній термін виконання буде відображатися в списку завдань.
- Налаштування швидкого створення завдання по клієнту.
В цьому пункті можна налаштувати швидке створення завдання по клієнту через вікно коментаря:
- Автор завдання - виконавцем завдання автоматично призначається сам автор. Тобто, завдання повинен виконати і закрити той співробітник, який його створив.
- Вказувати кожен раз - при створенні завдання, кожен раз необхідно вводити ім'я виконавця завдання.
Взяти в роботу завдання зможе виконавець і будь-який співробітник відділу, в якому числиться виконавець.
На основній сторінці шаблонів завдань, також можна вказати шаблони за замовчуванням:
Відображати за замовчуванням при створенні нового завдання - при створенні нового завдання за замовчуванням буде вибраний шаблон, за яким на сторінці Шаблони завдань буде присвоєна ця опція.
Відображати за замовчуванням при створенні нового дзвінка - при створенні нового дзвінка за замовчуванням буде вибраний шаблон, за яким на сторінці Шаблони завдань буде присвоєна ця опція.
Крім того, на сторінці можна редагувати раніше створені завдання і видаляти їх за допомогою відповідних кнопок в колонці Дії.
Після повної настройки шаблонів завдань, рекомендується створити результати їх виконання, щоб при обробці кожного завдання можна було вибрати відповідний результат.
Наприклад: завдання Особистий дзвінок клієнту може мати декілька можливих результатів, наприклад, Не додзвонився, Відмовився, Думає, Договорились зізвонитися пізніше і т.д. Дізнатися про це можна детальніше в розділі Довідник Результати виконання завдань.
Теги: CRM модуль, налаштування CRM, типи завдань, шаблон завдань, створити шаблон